Buchhaltung
Die Buchhaltung ist eine spezialisierte Auswertung der Wissensdaten für buchhalterische Belege. Wenn ein Space mit der Option Buchhaltung angelegt wurde, durchsucht ein Agent automatisch alle Dokumente dieses Spaces nach Rechnungen und Kontoauszügen, kategorisiert sie und stellt sie in der Buchhaltung zur Verfügung.
Navigation
In der Hauptnavigation klappt der Menüpunkt Buchhaltung bei einem Klick auf. Darunter erscheinen die Untermenüpunkte:
Rechnungen – Erkannte Rechnungen (eingehend/ausgehend/unbekannt).
Kontoauszüge – Eingelesene Bankauszüge.
Firmen – Die aus den Belegen erkannten Geschäftspartner.
Rechnungen
Die Übersicht zeigt für jede Rechnung:
Titel (Produkt/Leistung aus dem Beleg)
Richtung (Eingehend / Ausgehend / Unbekannt)
Zugeordneten Space
Betrag (brutto und netto) sowie Mehrwertsteuer
Fälligkeit und Ausstellungsdatum
Rechnungsnummer
Über die Filterleiste oben können Sie die Liste nach Richtung (Alle / Eingehend / Ausgehend / Unbekannt) und Freitext filtern.
Das Menü-Symbol an jeder Zeile bietet Aktionen wie Details anzeigen, Richtung ändern, Transaktion verknüpfen, Exportieren.
Buchhaltungs-Agent
Über den Knopf Buchhaltungs-Agent oben rechts starten Sie den Agent manuell. Der Agent durchsucht alle Dokumente im Buchhaltungs-Space erneut und aktualisiert die Einträge in Rechnungen und Kontoauszügen.
Fehler des Agents werden im Log angezeigt.
Kontoauszüge
Die Ansicht Kontoauszüge listet alle erkannten Kontoauszüge nach Zeitraum. Pro Eintrag sehen Sie:
Zeitraum (z. B. 1. März 2024 – 31. März 2024)
Kontoinhaber
Bank
IBAN
Zugeordneten Space
Über das Menü-Symbol können Sie den Kontoauszug im Detail einsehen, Transaktionen zuordnen oder den Eintrag löschen.
Firmen
Die Ansicht Firmen listet alle aus den Belegen erkannten Geschäftspartner. Für jede Firma können Sie Stammdaten wie Name, Adresse und Steuernummer pflegen sowie alle Rechnungen und Transaktionen dieser Firma einsehen.
Workflow
Der typische Ablauf in der Buchhaltung sieht so aus:
Legen Sie einen Space mit aktivierter Option Buchhaltung an.
Fügen Sie im Wissen dieses Spaces Ihre Belege (PDFs, Ordner, OneDrive, …) hinzu. Siehe Wissen.
Warten Sie, bis der Agent die Belege analysiert hat. Der Fortschritt ist im Log zu sehen.
Sichten Sie die Ergebnisse unter Rechnungen und Kontoauszüge und nehmen Sie ggf. manuelle Zuordnungen vor.