Spaces
Spaces sind Arbeitsbereiche, in denen Sie Wissen sammeln und gemeinsam mit anderen nutzen können. Jeder Chat, jedes Exposé und jede Meeting Notes ist einem Space zugeordnet. Das Wissen eines Spaces steht in allen Funktionen innerhalb dieses Spaces zur Verfügung.
Übersicht
Die Liste Ihrer Spaces erreichen Sie über den Menüpunkt Spaces in der linken Hauptnavigation. Angezeigt werden alle Spaces, die Sie selbst angelegt haben, zu denen Sie eingeladen wurden, sowie alle öffentlichen Spaces Ihrer Organisation.
Neben jedem Space-Namen wird der Typ als Label angezeigt: Privat, Geschützt oder Öffentlich. Über das Menü-Symbol (drei Punkte) am rechten Rand einer Zeile können Sie den Space bearbeiten oder löschen.
Das Filterfeld oben filtert die Liste im Freitext nach Namen.
Neuen Space anlegen
Klicken Sie auf der Übersichtsseite oben rechts auf Neuen Space anlegen. Sie gelangen in ein Formular, in dem Sie alle Eigenschaften des Spaces festlegen können.
Die Felder im Einzelnen:
Name: Ein möglichst sprechender Name, unter dem der Space in allen Listen erscheint.
Spacebeschreibung: Freier Text, der den Zweck des Spaces beschreibt. Wird als Kontext genutzt.
Buchhaltung (Schalter): Wird der Schalter aktiviert, werden Dokumente aus dem Wissen des Spaces automatisch auf Rechnungen und Kontoauszüge hin analysiert und in der Buchhaltung angezeigt. Die KI-Antworten sind in Chats in diesem Space etwas langsamer und kostenintensiver.
Art des Space: Legt Sichtbarkeit und Rechte fest (siehe unten).
Mit Anlegen wird der Space gespeichert, mit Abbrechen verwerfen Sie die Eingabe.
Arten von Spaces und Rechte
Ein Space hat immer genau einen der drei folgenden Typen:
Privater Space – Ausschließlich für Sie sichtbar und nutzbar. Sinnvoll für persönliche Notizen oder vertrauliche Recherchen.
Geschützter Space – Nur eingeladene Nutzer sehen den Space. Sie legen fest, wer Eigentümer und wer Nutzer ist.
Öffentlicher Space – Jeder Benutzer der Organisation kann den Space sehen und das Wissen darin nutzen. Eigentümer müssen weiterhin explizit gepflegt werden.
Bei Geschützten und Öffentlichen Spaces werden nach der Typ-Auswahl zusätzliche Felder eingeblendet:
Eigentümer – Personen, die den Space bearbeiten, löschen und das Wissen darin pflegen dürfen. Eigentümer haben alle Rechte.
Nutzer – Personen, die das Wissen und die Funktionen des Spaces konsumieren dürfen, ohne Konfiguration oder Wissensquellen ändern zu können.
Eigentümer-Gruppen / Nutzer-Gruppen – Ganze Benutzergruppen können als Eigentümer bzw. Nutzer hinterlegt werden. Benutzergruppen werden vom Administrator in der Verwaltung gepflegt.
Space bearbeiten
Um einen bestehenden Space zu ändern, klicken Sie in der Übersichtsliste auf das Menü-Symbol (drei Punkte) neben dem Namen des Spaces und wählen Sie Bearbeiten. Sie gelangen in dasselbe Formular wie beim Anlegen und können alle Eigenschaften anpassen.
Space löschen
Öffnen Sie den Space im Bearbeitungs-Modus und scrollen Sie zum Knopf Löschen am Seitenende.
Space wechseln und verwenden
Im Gegensatz zu früheren Versionen "betreten" Sie einen Space nicht mehr explizit. Stattdessen wählen Sie in den einzelnen Funktionen (Chats, Wissen, Exposé, Meeting Notes, Workflows, Chatbots …) den gewünschten Space aus bzw. filtern die Liste nach Space.
So können Sie beispielsweise beim Anlegen eines neuen Chats im Bereich Wissen aus Space die Spaces auswählen, auf deren Wissen dieser Chat zugreifen soll. Ebenso wird bei neuen Meeting Notes, Exposés und Workflows der Space als Pflichtfeld abgefragt.