Workflows

Übersicht

Die Liste aller Workflows erreichen Sie über Workflows in der Seitenleiste. Angezeigt werden die Workflows aller Spaces, in denen Sie Mitglied sind. Über den Space-Filter und das Freitextfeld grenzen Sie die Liste ein; jede Zeile zeigt den zugehörigen Space.

Jeder Workflow wird mit seinem Namen und einem Status angezeigt:

• Entwurf – Der Workflow wird gerade bearbeitet und ist noch nicht aktiv.

• Veröffentlicht – Eine freigegebene Version ist aktiv und wird bei passenden Triggern ausgeführt.

Über das Drei-Punkte-Menü einer Zeile können Sie einen Workflow Bearbeiten, Exportieren oder Löschen – sofern Sie im zugehörigen Space das Recht Workflows verwalten besitzen. Oben rechts legen Sie mit Neuer Workflow einen neuen Workflow an.

Workflow anlegen

Klicken Sie auf Neuer Workflow. Bevor der Editor sich öffnet, legen Sie zwei Pflichtangaben fest:

• Name – Ein sprechender Name (z. B. Rechnungseingang sortieren). Ohne Namen lässt sich der Workflow nicht anlegen.

• Space – Der Space, zu dem der Workflow gehört. Zur Auswahl stehen nur Spaces, in denen Sie das Recht Workflows verwalten besitzen. Verwalten Sie in keinem Space Workflows, weist skai Sie darauf hin, dass Sie sich an einen Administrator wenden müssen.

Anschließend wird der Workflow als Entwurf angelegt und der Editor öffnet sich. Als Erstes wählen Sie den Trigger, der den Workflow startet.

Workflows importieren und exportieren

Workflows lassen sich als Datei sichern und in andere Organisationen oder Umgebungen übernehmen.

• Exportieren – Über das Drei-Punkte-Menü eines Workflows in der Übersicht wählen Sie Exportieren. Sie erhalten eine .zip-Datei, die den gesamten Aufbau des Workflows enthält (Knoten, Trigger, Anweisungen, Dateien und eigene Tools). Zugangsdaten von Integrationen und eigenen Tools werden aus Sicherheitsgründen nicht mit exportiert.

• Importieren – Auf der Seite Neuer Workflow wählen Sie Workflow importieren und laden eine zuvor exportierte .zip-Datei hoch. Der Workflow wird direkt angelegt und im Editor geöffnet.

Nach dem Import müssen die im Workflow verwendeten Integrationsverbindungen neu hergestellt und die Zugangsdaten eigener Tools erneut hinterlegt werden. Eine Zusammenfassung nach dem Import weist Sie darauf hin, wie viele Verbindungen und Tools noch einzurichten sind.

Der Workflow-Editor

Der Editor stellt den Ablauf als Diagramm dar. Jeder Kasten ist ein Knoten (der erste Knoten ist immer der Trigger); die Verbindungen zwischen den Knoten bestimmen die Reihenfolge.

Über die Werkzeugleiste am unteren Rand steuern Sie den Editor:

• Hinzufügen – Fügt ein neues Element (Trigger oder Knoten) ein.

• Ausführungen – Wechselt zur Liste der Ausführungen dieses Workflows.

• Bearbeiten – Öffnet die Workflow-Eigenschaften.

• Rückgängig / Wiederholen, Zoom (–/+), Ansicht einpassen und Hilfe.

Knoten hinzufügen

Über Hinzufügen wählen Sie zunächst, ob Sie einen Trigger (Startpunkt) oder einen Knoten (Schritt nach dem Trigger) anlegen möchten. Anschließend wählen Sie den konkreten Knotentyp aus dem Katalog:

Die Knoten sind nach Einsatzzweck gruppiert:

• Integrationen

  • Integrationsaktion – Führt eine Aktion einer angebundenen Integration aus.

  • Antwort senden – Sendet eine Antwort über denselben Kanal, der den Workflow ausgelöst hat (Chat, Telegram, Teams oder E-Mail), optional mit Anhängen.

  • HTTP Request – Führt einen externen HTTP-Aufruf aus. URL, Header, Query-Parameter und Body können fest, per Prompt oder automatisch durch die KI gesetzt werden.

  • Code – Führt Code in einer abgesicherten Sandbox aus.

• KI

  • AI Agent – Ein KI-gesteuerter Knoten, der eine Aufgabe per Prompt erhält und sie eigenständig mit den Tools des Workflows löst.

  • AI Daten Extraktion – Extrahiert strukturierte Informationen aus dem Input.

  • AI Bildgenerierung – Erzeugt ein Bild aus einem Prompt.

  • Transkription – Wandelt eine Audio- oder Videodatei aus einem vorherigen Schritt in Text um, optional mit fester Sprache und Glossar.

  • Klassifikation – Vergibt ein KI-Label aus einer vordefinierten Liste.

• Logik & Ablauf

  • If / Else – Verzweigt den Ablauf anhand einer Bedingung.

  • Switch – Verzweigt in einen von mehreren Ausgängen – per exaktem Abgleich oder per KI-Klassifikation – und wählt damit tatsächlich den weiteren Pfad.

  • Verzögerung – Verzögert den Ablauf um eine definierte Zeit.

  • Sync – Wartet, bis an allen konfigurierten Eingängen ein erfolgreicher Vorgang angekommen ist, und löst erst dann die nachfolgenden Knoten aus (zum Zusammenführen paralleler Zweige).

• Dateien

  • Datei auslesen und Dokument erstellen.

  • Datei teilen – Erzeugt für eine Datei aus einem vorherigen Schritt einen temporären, öffentlichen Download-Link und gibt diesen aus. Über Gültig für (Stunden) legen Sie fest, wie lange der Link abrufbar bleibt (1–720 Stunden, also bis zu 30 Tage). Nach Ablauf wird der Link automatisch ungültig.

• Web

  • Websuche und URL auslesen.

Workflow-Eigenschaften

Über Bearbeiten in der Werkzeugleiste passen Sie die Stammdaten und den Kontext des gesamten Workflows an.

• Name – Ein sprechender Name (z. B. Rechnungseingang sortieren).

• Beschreibung – Ein bis zwei Sätze, was der Workflow erledigt.

• Anweisungen – Allgemeine Hinweise an die KI, die bei jedem KI-Schritt des Workflows berücksichtigt werden – z. B. Tonalität, Pflichtfelder oder Antwortsprache.

• Dateien – Dokumente, die dem Workflow als zusätzlicher Kontext zur Verfügung stehen.

• Tools – Eigene Werkzeuge (Custom Tools), die nur innerhalb dieses Workflows gelten. Änderungen an den Tools werden sofort gespeichert.

Versionierung und Veröffentlichen

Workflows werden versioniert. Sie bearbeiten stets eine Draft Version (Entwurf); die aktive Version bleibt davon unberührt, bis Sie den Entwurf freigeben.

• Über die Auswahl Draft Version oben rechts wechseln Sie zwischen dem Entwurf und bereits veröffentlichten Versionen (veröffentlichte Versionen sind schreibgeschützt).

• Mit Veröffentlichen geben Sie den aktuellen Entwurf frei. Erst danach wird der Workflow bei passenden Triggern tatsächlich ausgeführt.

Integrationen verwalten

Workflows, die auf angebundene Systeme zugreifen, benötigen gültige Integrationsverbindungen. Läuft die Authentifizierung einer Verbindung ab, kann der Workflow nicht mehr ausgeführt werden.

Über Integrationen in der Seitenleiste erreichen Sie eine Übersicht aller Verbindungen und ihres Zustands:

• Verbunden – Die Verbindung ist aktiv, es ist nichts zu tun.

• Läuft bald ab – Die Authentifizierung läuft in Kürze ab. Erneuern Sie die Verbindung frühzeitig, um Unterbrechungen zu vermeiden.

• Abgelaufen – Die Authentifizierung ist abgelaufen oder wurde widerrufen; der Workflow schlägt fehl, bis Sie die Verbindung erneuern.

• Nicht verbunden – Es besteht noch keine Verbindung.

Über Neu verbinden stellen Sie eine abgelaufene oder ablaufende Verbindung wieder her. Dieselbe Möglichkeit finden Sie auch direkt im Editor am jeweiligen Integrationsknoten. In der Workflow-Übersicht weist ein Hinweis-Badge auf Verbindungen hin, deren Authentifizierung abgelaufen ist oder demnächst abläuft.

Ausführungen

Jeder Start eines Workflows erzeugt eine Ausführung. Die Liste erreichen Sie über Ausführungen in der Seitenleiste oder über die Werkzeugleiste im Editor.

Über die Filter grenzen Sie die Liste ein:

• Alle Workflows – Auswahl eines bestimmten Workflows.

• Nur Human in the loop ausstehend – Zeigt nur Ausführungen, die auf eine manuelle Freigabe warten (siehe unten).

• Nur fehlgeschlagene Ausführungen – Zeigt nur Ausführungen, die mit einem Fehler endeten.

Mit Aktualisieren laden Sie den aktuellen Stand neu.