Workflows
Ein Workflow steuert eine KI-Unterhaltung durch fest definierte Phasen. Bei jeder Nachricht ermittelt die KI, in welcher Phase sich der Dialog befindet, und verhält sich gemäß der Konfiguration dieser Phase. Workflows können unter anderem konkrete Daten vom Nutzer erfragen, Tools aufrufen und Ergebnisse zurückgeben.
Einsatzgebiete:
Chatbots und Telefonbots für geführte Dialoge (Support, Terminvereinbarung, Datenaufnahme …).
Direkte Ausführung – Ein Workflow kann unabhängig vom Chatbot gestartet werden. Eingangsparameter werden beim Start übergeben; der Workflow-Runner führt die Phasen dann selbstständig aus.
Übersicht
Die Liste aller Workflows erreichen Sie über den Menüpunkt Workflow.
Oben rechts finden Sie die Knöpfe Import (JSON-Definition hochladen) und Neu (leeren Workflow anlegen). Das Menü-Symbol an jeder Zeile erlaubt Exportieren, Duplizieren, Umbenennen und Löschen.
Workflow anlegen
Klicken Sie auf Neu. Sie gelangen in ein Formular mit den Grunddaten.
Space – Der Space, dessen Wissen und Tools für den Workflow zur Verfügung stehen.
Name – Ein sprechender Name.
Beschreibung – Kurze Erklärung, was der Workflow tut. Diese Beschreibung wird auch der KI übergeben, damit sie Verwendungszwecke versteht.
Art des Workflows: Legt fest, an welchen Stellen der Workflow angeboten werden kann.
Chatbot – Der Workflow kann in der Chatbot-Konfiguration ausgewählt werden.
Phonebot – Der Workflow kann in der Telefonbot-Konfiguration ausgewählt werden.
Ausführung – Der Workflow kann direkt (z. B. aus der Übersicht oder per API) ausgeführt werden.
Nach Anlegen öffnet sich der Workflow-Editor, in dem Sie den eigentlichen Ablauf grafisch modellieren.
Workflow-Editor
Der Editor stellt den Ablauf als Flussdiagramm dar. Jeder Knoten entspricht einer Phase des Workflows. Über die Werkzeugleiste am Rand steuern Sie den Editor:
Zoom in
Zoom out
Zoom anpassen, sodass der gesamte Workflow sichtbar ist
Anordnung des Flows entsperren (Knoten können verschoben werden)
Anordnung des Flows sperren (nur Inhalt bearbeiten)
Neue Phase hinzufügen
Phasen verbinden
Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste von einer Phase zu einer anderen. Wenn der Mauszeiger zum Plus-Symbol wird, können Sie loslassen und erzeugen damit eine Kante zwischen den Phasen. Eine Phase kann mehrere Nachfolger haben – die KI entscheidet im Gespräch dynamisch, welchen Pfad sie wählt.
Phase bearbeiten
Ein Klick auf eine Phase öffnet die Bearbeitungsaktionen:
– Öffnet den Dialog mit allen Details der Phase.
– Löscht die Phase (inklusive eingehender und ausgehender Verbindungen).
Im Detail-Dialog pflegen Sie für jede Phase:
Name – Eindeutige Bezeichnung der Phase (dient als Label im Flussdiagramm und als Hinweis für die KI).
Beschreibung – Kurzer Hinweis, worum es in der Phase geht.
Anweisungen – Möglichst detaillierte Beschreibung, was die KI in dieser Phase tun soll. Je konkreter, desto zuverlässiger das Ergebnis.
Tool (optional) – Ein Tool, das die KI in dieser Phase verwenden soll (z. B. Internetrecherche, E-Mail versenden, HTTP-Webhook aufrufen). Neben den am Experten konfigurierten Tools stehen auch eigene Tools (Custom Tools) zur Verfügung, die Sie direkt im Workflow über den Reiter Eigene Tools anlegen können. Diese eigenen Tools sind nur innerhalb des Workflows aktiv und überschreiben bei Bedarf gleichnamige Experten-Tools.
Workflow ausführen
Einen Workflow vom Typ Ausführung starten Sie direkt aus der Übersicht der Workflows. Der Workflow-Runner fragt die Eingangsparameter ab und führt anschließend die Phasen automatisch aus. Der Runner verhält sich dabei wie ein Chat-Partner – Sie können bei Bedarf eingreifen.
Workflows vom Typ Chatbot oder Phonebot werden in den jeweiligen Konfigurationen der Chatbots bzw. Telefonbots ausgewählt und laufen dort automatisch an, wenn der Dialog mit einem Besucher bzw. Anrufer beginnt.
Workflow exportieren und importieren
Über das Menü-Symbol in der Übersicht können Sie einen Workflow als JSON exportieren. Die JSON-Datei können Sie im Quellcode versionieren oder über Import in einer anderen Organisation einspielen.