Verwaltung
Die Verwaltung ist der administrative Bereich für Organisationsadministratoren. Hier pflegen Sie Benutzer, Gruppen, Drittanbieter-Zugänge, Vorlagen, Widgets und Statistiken.
Öffnen Sie die Verwaltung über das Benutzermenü unten links (Klick auf Ihren Namen) und dann auf Verwaltung. Alternativ können Sie über die Seitenleiste direkt zu den Unterseiten springen, sobald Sie sich im Verwaltungsbereich befinden.
Die Verwaltung ist in mehrere Bereiche gegliedert (sichtbar in der linken Seitenleiste, nach Klick auf die jeweiligen "Open options"-Knöpfe):
Organisation: Allgemein, Benutzer, Benutzergruppen
Drittanbieter: Synchronisation, Einbettbare Widgets, API-Token
Chat: Widgets
Vorlagen: Experten, Meeting Notes, Exposé
Statistiken: Credits, Nutzung
Benutzerprofil, Anweisungen, Tools (persönliche Einstellungen des aktuellen Benutzers)
Organisation
Allgemein
Der Bereich Allgemein zeigt zunächst die Lizenzdaten ("Bis zum … gültig") sowie den aktuellen Speicherverbrauch der Organisation. Darunter folgen die Reiter:
Stammdaten – Unternehmensname, Adresse, Rechnungsmail, erlaubte Anmeldemethoden. Hier kann auch das Unternehmenslogo hochgeladen werden, das z. B. auf PDF-Exporten von Meeting Notes verwendet wird.
Konfiguration – System-Prompt, der jedem Chat mitgegeben wird, sowie weitere Grundeinstellungen. Darunter befinden sich auch die Einstellungen zur Log-Aufbewahrung und zum Audit-Log (siehe unten).
KI-Modelle – Liste der für die Organisation freigeschalteten KI-Modelle und deren Kostenrate. Über das Drei-Punkte-Menü eines Modells lassen sich einzelne Fähigkeiten (Features) unabhängig voneinander aktivieren oder deaktivieren – z. B. Bildanalyse, Bilderzeugung, Websuche, Webseiten auslesen, Transkription oder Sprechererkennung.
Lizenz – Details zur Lizenz und Freischaltungen.
Konfiguration – Log-Aufbewahrung und Audit-Log
Im Reiter Konfiguration stehen folgende organisationsweite Einstellungen bereit:
Aufbewahrungsdauer System-Ereignis-Logs – Anzahl der Tage, nach denen System-Ereignis-Logs automatisch gelöscht werden (1–365, Standard: 90). Nicht quittierte Fehlerlogs sind ausgenommen und werden unbegrenzt aufbewahrt.
Aufbewahrungsdauer Agent-Ausführungs-Logs – Analog für Logs aus automatisierten Agenten-Ausführungen (1–365, Standard: 90).
Audit-Log schreiben – Wenn aktiviert, wird ein revisionssicheres Audit-Log für alle sicherheitsrelevanten Aktionen der Organisation erstellt. Das Audit-Log kann auf Anfrage per E-Mail bezogen werden.
Benutzer
Unter Benutzer verwalten Sie die Konten Ihrer Organisation.
Die Liste zeigt für jeden Nutzer den Namen, die Rolle (z. B. Administrator), die E-Mail-Adresse und – falls per Microsoft 365 angemeldet – das entsprechende Icon.
Oben rechts stehen die Knöpfe:
Einladen – Ein neuer Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Registrierungslink und legt sein Passwort selbst fest.
Anlegen – Ein Benutzer wird von Ihnen direkt mit Passwort angelegt.
Ein Klick auf einen Benutzer öffnet die Detailseite. Dort können Sie:
Vor- und Nachname ändern,
ein neues Passwort vergeben (bestehende Passwörter sind nicht einsehbar),
den Benutzer zum Administrator ernennen,
den Benutzer deaktivieren (er kann sich danach nicht mehr anmelden, auch nicht per Microsoft 365),
Benutzergruppen zuweisen.
Benutzergruppen
Benutzergruppen bündeln mehrere Nutzer und erleichtern die Rechtevergabe in Spaces. Unter Benutzergruppen können Sie Gruppen anlegen, umbenennen und Mitglieder zuweisen.
Drittanbieter
Synchronisation
Hier pflegen Sie Zugangsdaten für externe Systeme (Microsoft 365 / Entra …), mit denen skai Benutzer und Gruppen synchronisieren kann. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie auf der Seite Synchronisation.
Einbettbare Widgets
Ermöglicht Ihnen, vordefinierte Chat-Widgets zu konfigurieren, die auf beliebigen Webseiten eingebunden werden können – ohne einen vollständigen Chatbot anzulegen.
API-Token
API-Token sind notwendig, wenn Sie die skai-API (siehe API) von außen aufrufen möchten. Über Anlegen erzeugen Sie einen neuen Token. Beachten Sie, dass der Token nur einmal angezeigt wird – kopieren Sie ihn an einen sicheren Ort.
Beim Anlegen und Bearbeiten eines Tokens stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Gültig bis – Optionales Ablaufdatum. Nach diesem Datum wird der Token automatisch deaktiviert.
Tokenverbrauch beschränken – Aktiviert tägliche und/oder monatliche Credit-Obergrenzen. Bei Überschreitung werden weitere API-Aufrufe abgelehnt und ein Log-Eintrag erzeugt.
Berechtigungen – Legt fest, welche Aktionen der Token ausführen darf:
Spaces lesen – Zugriff auf Wissensinhalte der ausgewählten Spaces.
Experten befragen – Erlaubt dem Token, Antworten über konfigurierte Experten anzufordern.
Jeder Token zeigt unter dem Reiter Statistiken den bisherigen Verbrauch sowie – sofern konfiguriert – den Fortschritt gegen das monatliche Limit an.
Chat
Widgets
Im Unterpunkt Widgets konfigurieren Sie Widgets für die Chat-Startseite (z. B. vorgeschlagene Startfragen, Kachelreihenfolge).
Vorlagen
Experten
Hier legen Sie Experten an, die anschließend allen Benutzern im Menü Experten und auf der Chat-Startseite zur Verfügung stehen. Für jeden Experten pflegen Sie Name, Beschreibung, Avatar und Systemprompt.
Meeting Notes
Zusätzliche Vorlagen für die Meeting-Notes-Protokoll-Erstellung. Jede Vorlage enthält Name, Beschreibung und den KI-Prompt, der die Protokollstruktur vorgibt.
Exposé
Zusätzliche Vorlagen für die Funktion Exposé. Pro Vorlage legen Sie den Aufbau des generierten Dokuments fest.
Statistiken
Credits
Zeigt Ihren aktuellen Kontostand in Credits, den Verbrauch des aktuellen Monats sowie die Anzahl aktiver Nutzer. Credits sind die einheitliche Verrechnungseinheit für alle KI-Verbräuche – unabhängig davon, welches Modell im Hintergrund verwendet wird.
Eine ausführliche Erklärung des Credit-Systems, der Benachrichtigungen und der Nachverfolgung finden Sie auf der Seite Credits.
Verbräuche (Credits pro Nutzer)
Über den Unterreiter Verbräuche sehen Sie den prozentualen Anteil jedes Nutzers am Gesamtverbrauch im gewählten Zeitraum. Kosten, die keinem einzelnen Nutzer zugeordnet werden können (z. B. automatische Synchronisierungsjobs), werden unter System ausgewiesen.
Nutzung
Zeigt detaillierte Nutzungsstatistiken nach Modell, Funktion und Benutzer.
Nachrichten (Prompts pro Nutzer)
Über den Unterreiter Nachrichten sehen Sie die Anzahl der gesendeten Prompts je Benutzer für den ausgewählten Zeitraum. Aktive Mitglieder ohne Aktivität im Zeitraum werden ebenfalls aufgeführt.
Persönliche Einstellungen
Benutzerprofil
Der Bereich Benutzerprofil ist für jeden Benutzer individuell und enthält:
Darstellungsmodus – Vollständig oder Fokus, kann den Organisationsstandard überschreiben.
Passwort ändern – Nur bei Passwort-Login verfügbar.
Vor- und Nachname ändern – Namensfelder mit Speicherknopf.
Tutorial zurücksetzen – Startet das Einführungs-Tutorial erneut.
Anweisungen
Hier hinterlegen Sie einen Persönlichen Kontext, der bei jedem Chat automatisch als zusätzlicher Systemprompt mitgegeben wird. Beispiele:
"Ich arbeite als Projektleiter im Bereich Infrastruktur."
"Antworte immer in der Sie-Form."
"Gib mir Codebeispiele bevorzugt in TypeScript."
Tools
In den Tools legen Sie persönliche Werkzeuge an, die die KI in Chats oder Workflows verwenden kann. Tools sind z. B. Webhooks, die bei Aufruf externe Systeme anstoßen. Jedes Tool erhält einen Namen, eine Beschreibung (für die KI) und die technischen Parameter des Aufrufs.