Rechtesystem
Diese Seite erklärt im Zusammenhang, wie skai den Zugriff auf Inhalte und Funktionen steuert. Das Rechtesystem besteht aus drei Bausteinen, die ineinandergreifen:
Baustein | Steuert | Wo gepflegt |
|---|---|---|
Benutzer und ihre Rolle | Anmeldung, Administrator-Rolle | |
Benutzergruppen | Organisationsweite Berechtigungen (z. B. Spaces anlegen); Sammel-Mitgliedschaft in Spaces | |
Space-Mitgliedschaft und Verwaltungsrechte | Wer die Inhalte eines Spaces sehen, nutzen und verwalten darf | Detailseite des jeweiligen Spaces |
Die Grundregel: Jeder Inhalt in skai (Wissen, Experten, Workflows, Chatbots, Telefonbots, Exposés …) gehört zu genau einem Space. Ob eine Person diesen Inhalt sieht, ergibt sich aus ihrer Mitgliedschaft im Space; ob sie ihn verwalten darf, aus ihren Verwaltungsrechten im Space. Benutzergruppen und die Administrator-Rolle wirken quer dazu auf Organisationsebene.
Benutzer und Administratoren
Jede Person arbeitet mit einem eigenen Benutzerkonto, das ein Administrator in der Benutzerverwaltung einlädt, anlegt oder deaktiviert. Bei Anmeldung über Microsoft 365 oder Google werden Konten beim ersten Login automatisch angelegt. Ein deaktivierter Benutzer kann sich nicht mehr anmelden und kann auch nicht als Mitglied in einen Space aufgenommen werden.
skai kennt nur eine ausgezeichnete Rolle: den Administrator. Administratoren sind Mitglieder der eingebauten Gruppe Administratoren (siehe unten) und dürfen die Organisation verwalten – Benutzer, Gruppen, Lizenz, KI-Modelle, Vorlagen und Statistiken.
Für den Zugriff auf Inhalte gelten für Administratoren besondere, aber bewusst begrenzte Regeln:
Administratoren besitzen auf jedem Space automatisch das Verwaltungsrecht Mitglieder verwalten – weitere Rechte (z. B. Quellen verwalten oder API-Token verwalten) müssen ihnen wie jedem anderen Mitglied explizit vergeben werden.
Ein Administrator kann einen Space dadurch verwalten, ohne dessen Mitglied zu sein. Die Inhalte des Spaces (Wissen, Experten, Chatbots …) sieht er in diesem Fall nicht – auf der Detailseite erscheint der Hinweis Inhalte verborgen. Erst über Space beitreten nimmt er sich selbst als Mitglied auf und wird damit auch für die übrigen Mitglieder sichtbar (siehe Administratoren und „Space beitreten").
Es gibt also keinen „Superuser", der stillschweigend alle Inhalte einsehen kann: Auch Administratoren erhalten Zugriff auf Space-Inhalte nur durch eine sichtbare Mitgliedschaft.
Benutzergruppen
Benutzergruppen bündeln mehrere Benutzer und erfüllen zwei Aufgaben:
Sie vergeben organisationsweite Berechtigungen an ihre Mitglieder (siehe Tabelle unten).
Sie können als Ganzes Mitglied eines Spaces werden – die im Space vergebenen Verwaltungsrechte gelten dann für alle aktuellen und künftigen Gruppenmitglieder.
Gepflegt werden Gruppen unter Verwaltung › Benutzergruppen. Zwei Gruppen sind fest eingebaut:
Administratoren – Mitglieder dieser Gruppe sind die Administratoren der Organisation. Die Gruppe besitzt immer alle Berechtigungen und ist nicht bearbeitbar oder löschbar; nur ihre Mitglieder werden verwaltet.
Organisationsgruppe – Die Basis-Gruppe, der alle Benutzer der Organisation automatisch angehören. Über ihre Berechtigungen legen Sie die Grundausstattung jedes Benutzers fest (standardmäßig Spaces anlegen und Ansicht ändern).
Zusätzlich legen Sie beliebige eigene Gruppen an (z. B. je Abteilung), weisen ihnen Benutzer zu und nehmen sie als Mitglied in Spaces auf. Eine Gruppe kann erst gelöscht werden, wenn sie in keinem Space mehr Mitglied ist.
Organisationsweite Berechtigungen
Jede Gruppe trägt eine Auswahl der folgenden Berechtigungen. Ein Benutzer besitzt eine Berechtigung, sobald mindestens eine seiner Gruppen sie enthält; Administratoren besitzen immer alle.
Berechtigung | Erlaubt |
|---|---|
Spaces anlegen | Neue Top-Level-Spaces anlegen. Wer einen Space anlegt, wird automatisch dessen erstes Mitglied mit allen Verwaltungsrechten. Für Sub-Spaces ist diese Berechtigung nicht nötig – dafür genügt das Recht Struktur verwalten im übergeordneten Space. |
Ansicht ändern | Zwischen den Darstellungsmodi Vollständig und Fokus wechseln. |
Prompt-Bibliothek verwalten | Die organisationsweite Prompt-Bibliothek pflegen (Kategorien und Vorlagen). Private Prompts darf jeder Benutzer auch ohne diese Berechtigung anlegen. |
Meeting Notes im Fokusmodus verwenden | Meeting Notes auch im reduzierten Fokusmodus nutzen. |
Expertenrunde im Fokusmodus verwenden | Die Expertenrunde auch im Fokusmodus nutzen. |
Pseudonymisierten Chat im Fokusmodus verwenden | Den pseudonymisierten Chat auch im Fokusmodus nutzen. |
Organisationsweite Berechtigungen steuern Funktionen, nicht Inhalte: Sie entscheiden, was ein Benutzer in skai grundsätzlich tun darf. Der Zugriff auf konkrete Inhalte läuft dagegen immer über Spaces.
Zugriffssteuerung über Spaces
Mitgliedschaft: Inhalte sehen und nutzen
Wer die Inhalte eines Spaces sehen und verwenden darf, bestimmt die Mitgliederliste des Spaces. Mitglied kann ein einzelner Benutzer oder eine ganze Benutzergruppe sein. Ein Mitglied ohne besondere Rechte darf die Inhalte des Spaces nutzen – also etwa das Wissen im Chat heranziehen oder Experten befragen –, aber nichts daran verwalten.
Wer kein Mitglied ist, sieht den Space und seine Inhalte überhaupt nicht (Ausnahme: Administratoren sehen den Space selbst, nicht aber dessen Inhalte, siehe oben).
Verwaltungsrechte: Inhalte pflegen
Feste Rollen wie „Eigentümer" gibt es nicht. Stattdessen erhält jedes Mitglied – Benutzer wie Gruppe – individuell zugeschnittene Verwaltungsrechte:
Recht | Erlaubt |
|---|---|
Mitglieder verwalten | Mitglieder hinzufügen/entfernen, Rechte vergeben/entziehen, Mitgliederliste einsehen |
Struktur verwalten | Space bearbeiten und löschen, Sub-Spaces anlegen |
Quellen verwalten | Wissensquellen pflegen |
Workflows verwalten | Workflows pflegen |
Experten verwalten | Experten pflegen |
Chatbots verwalten | Chatbots pflegen |
Phonebots verwalten | Telefonbots pflegen |
Chatbot-Prozesse verwalten | Chatbot-Prozesse pflegen |
API-Token verwalten | An den Space gebundene API-Token pflegen |
Details zur Vergabe der Rechte und zur Mitgliederpflege finden Sie unter Mitglieder und Verwaltungsrechte.
Sub-Spaces: Vererbung nach unten
Spaces lassen sich beliebig tief zu Sub-Spaces verschachteln. Für das Rechtesystem gilt dabei eine einzige, durchgängige Richtung: von oben nach unten.
Mitgliedschaft vererbt sich nach unten. Wer Mitglied eines Spaces ist, ist automatisch Mitglied aller darunterliegenden Sub-Spaces. Die Mitgliedschaft in einem Sub-Space macht umgekehrt nicht zum Mitglied des übergeordneten Spaces.
Verwaltungsrechte vererben sich nach unten. Ein Recht, das jemand in einem Space besitzt, gilt automatisch auch in allen Sub-Spaces – z. B. erlaubt Quellen verwalten auf oberster Ebene die Pflege der Quellen aller darunterliegenden Spaces.
Neue Sub-Spaces starten ohne eigene Mitglieder und stützen sich zunächst vollständig auf die geerbte Mitgliedschaft. Zusätzliche, nur für den Sub-Space geltende Mitglieder können jederzeit ergänzt werden.
Damit eignen sich Sub-Spaces, um Zugriff feiner zu unterteilen, ohne ihn zu wiederholen: Was das ganze Team betrifft, liegt im übergeordneten Space; was nur einen engeren Kreis betrifft, liegt in einem Sub-Space mit zusätzlichen, direkt dort eingetragenen Mitgliedern.
Beispiel
Wie sich diese Regeln in der Praxis auswirken, zeigt auch die grafische Darstellung auf der Unterseite Zugriff auf Wissen und Experten.
Ein Unternehmen richtet den Space Marketing mit dem Sub-Space Kampagne 2026 ein:
Die Gruppe Marketing-Team wird Mitglied im Space Marketing – alle Teammitglieder sehen damit das Wissen des Spaces und des Sub-Spaces Kampagne 2026 und nutzen es im Chat.
Die Teamleitung erhält im Space Marketing die Rechte Quellen verwalten und Struktur verwalten – sie pflegt damit die Wissensquellen beider Ebenen und kann weitere Sub-Spaces anlegen.
Eine externe Agentur wird nur im Sub-Space Kampagne 2026 als Mitglied eingetragen – sie sieht ausschließlich die Kampagneninhalte, nicht das übrige Marketing-Wissen.
Der Administrator der Organisation taucht in keiner Mitgliederliste auf: Er kann zwar in beiden Spaces Mitglieder verwalten, sieht aber keine Inhalte, solange er nicht selbst beitritt.
Zugriff von außen: API-Token
Auch der maschinelle Zugriff über die API folgt dem Space-Prinzip: Jeder API-Token ist an genau einen Space gebunden und greift auf diesen Space und alle darunterliegenden Sub-Spaces zu – nie auf übergeordnete oder benachbarte Spaces. Welche Aktionen der Token ausführen darf, legen seine beim Anlegen fest vergebenen Fähigkeiten fest (Wissen lesen, Experten fragen). Token anlegen und pflegen darf, wer im gebundenen Space das Recht API-Token verwalten besitzt.